Come gestire un ristorante: sai prendere le prenotazioni?

Saper prendere le prenotazioni è importante?

In tanti anni passati a visitare ristoranti, a redarre piani di fattibilità, a effettuare controlli anche come ospite in incognito, “il saper prendere e gestire le prenotazioni” è risultato secondo la mia esperienza, essere uno degli errori più comuni del ristoratore. Non essere in grado di prendere in modo corretto le prenotazioni del tuo ristorante, affidarle a chi non è capace o a chi non la considera una attività importante, può esporre il tuo ristorante a una moltitudine di rischi che sarebbe opportuno evitare.

La prima cosa da puntualizzare è che la fase di accettazione delle prenotazioni è il primo punto di contatto con il futuro cliente ed è un punto fondamentale!

In un momento storico dove i sistemi di prenotazione digitale stanno facendo la loro apparizione nel mercato, l’aspetto umano assume sempre maggiore importanza e valenza e di conseguenza limitare la prenotazione alla sola ora di arrivo, al numero dei commensali e talvolta al numero di telefono è decisamente un modo vecchio non proprio funzionale di gestire questa attività.

Ecco alcuni suggerimenti per rendere questa operazione assolutamente più efficace e produttiva.

1. Sono i clienti che ti chiamano!

Cerca di considerare la procedura di prenotazione dal punto di vista dei tuoi ospiti. Rispondi sorridendo e presentati al telefono scandendo chiaramente il tuo nome e quello del Tuo locale; presta attenzione a non parlare frettolosamente e a non manifestare superficialità. Cerca di acquisire informazioni utili ad assegnare il tavolo migliore rispetto alle richieste, a capire eventuali particolari esigenze o passioni.

Prova a individuare il cliente, pronuncia il suo nome se te lo ha detto o se sei stato così bravo da riconoscerlo solo dalla voce. Tutte le informazioni che riuscirai ad avere ti aiuteranno a capire sempre meglio il cliente e a fornirgli i giusti prodotti e servizi.

2. Valorizza il ruolo del responsabile prenotazioni

Se hai assegnato questo compito a uno o più collaboratori, fai capire loro che si tratta di una funzione importantissima e fondamentale. La persona che prende le prenotazioni e assegna i tavoli è una figura chiave: proprio perciò tale incarico deve essere affidato a collaboratori entusiasti e consapevoli del valore del ruolo che svolgono. Allena il tuo staff a prendere correttamente le prenotazioni. Più saprai valorizzare questa figura professionale e più il tuo ristorante ne gioverà.

3. Memorizza e analizza i dati

Sfrutta i dati in tuo possesso e organizza con lo staff una riunione periodica per fare il punto della situazione, valutare gli obiettivi e le relative strategie. Cerca di capire quali collaboratori svolgono al meglio questa funzione riscuotendo maggior successo e impiegali per la maggior parte del loro tempo a svolgere questa attività.

Cerca di raccogliere anche i dati di prenotazioni non concluse e delle relative motivazioni e cerca di correggere gli errori che hanno portato alla mancata conclusione. Tutte le informazioni che riuscirai ad immagazzinare ti potranno essere utili per mettere in atto campagne di marketing esclusive e vincenti.

4. Usa dei layout predefiniti

Predisponi delle piante delle tue sale con dei layout alternativi. Cerca sempre di avere chiaro qual è la disposizione dei tavoli migliore per la tua attività e poniti come obiettivo quella di utilizzarla il maggior numero di volte. Non sempre è più conveniente adeguare la sala ai tuoi clienti rispetto all’adeguare i tuoi clienti migliori alla disposizione ottimale della tua sala.

Riconoscere i clienti migliori e riservare loro il tavolo preferito all’interno della sala, disposta secondo il miglior layout, ti consente di migliorare ulteriormente il profitto.

Impegnati a gestire le prenotazioni, perché i benefici arriveranno in brevissimo tempo.

Buon Lavoro, caro amico!

 

 

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